Aide aux festivals et aux événements

Description du programme

Les festivals et les événements majeurs admissibles au programme sont des manifestations publiques organisées en fonction d’une thématique et d’une programmation d’activités qui suscitent un achalandage important de visiteurs (incluant des excursionnistes et des touristes). Ces manifestations doivent se dérouler sur une période consécutive et s’adresser à un grand nombre, tout en se distinguant d’une offre saisonnière ou d’une offre considérée comme une programmation régulière. Drummondville reconnaît l’importance de soutenir les festivals et les événements spéciaux comme moteur de développement identitaire, économique et touristique.

Objectifs du programme

Ce programme a pour objectif de promouvoir l’action des organismes et des promoteurs d’événements qui participent au maintien et à la diversité des services offerts à la population drummondvilloise. Il encourage la pérennité des activités qui contribuent à une meilleure qualité de vie offerte à la population, ainsi que le développement de nouvelles initiatives dans une perspective de vitalité locale et de tourisme.

Qui peut faire une demande

Les organismes à but non lucratif admis dans les domaines communautaires, de la culture, des loisirs et des sports, les organismes affiliés ainsi que les promoteurs d’événements ponctuels récurrents ou spéciaux.

Critères d’admissibilité

• Être une entité légalement constituée (OBNL, promoteurs privés);
• Démontrer une expérience pertinente en lien avec la demande déposée;
• Présenter des états financiers non déficitaires depuis au moins deux ans.

Exclusions

• Les organismes bénéficiant d’un moyen de financement privilégié leur permettant d’assumer leurs frais de fonctionnement;
• Les organismes à caractère religieux ou politique, les regroupements familiaux, les causes sociales, les congrès, les marchés, les foires et les événements à but lucratif.

Dépenses admissibles

Les dépenses liées au fonctionnement, au plan d’action et aux frais d’exploitation réguliers de l’organisme demandeur.

Dépenses non admissibles

• Les frais d’affiliation des membres de l’organisation à sa fédération;
• Les améliorations locatives;
• Les activités de financement ou les collectes de fonds;
• Les frais d’expertise d’ordre juridique;
• Les dépenses subventionnées dans le cadre d’autres programmes de soutien de la Ville de Drummondville.

Prise de contact et analyse préliminaire

Le formulaire d’inscription préalable au programme (accessible au bas de cette page) doit être rempli afin de confirmer la recevabilité de votre demande. Toutefois, les organismes et promoteurs dont les événements sont présentés sur le territoire depuis trois ans et plus peuvent immédiatement remplir le formulaire détaillé sans déposer le formulaire d’inscription préalable.

Dépôt final d’une demande

Sur confirmation de la recevabilité d’une demande, un formulaire détaillé peut ensuite être rempli. Ce formulaire et les pièces jointes exigées doivent être remis selon les dates d’ouverture et de fermeture du programme afin d’avoir accès à un maximum de disponibilités budgétaires. Il est toutefois possible de présenter une demande en dehors de cette période. La demande sera alors analysée en fonction des limites budgétaires disponibles.

Il est fortement recommandé de prendre rendez-vous avec une personne-ressource de la Ville, afin de bénéficier d’un accompagnement lors de la rédaction de votre demande.

Date limite pour l’aide aux festivals et aux événements 2026

Dès maintenant, et ce, jusqu’au 3 novembre 2025.

* Incluant l’acceptation du formulaire d’inscription préalable, si applicable.

Évaluation de la demande

Toutes les demandes d’aide financière sont analysées par un comité technique, composé de représentants des services municipaux impliqués et de Tourisme Drummondville, au besoin. Une recommandation est ensuite soumise au conseil municipal pour des fins de décision et d’approbation finale, entérinée par une résolution. Une réponse, favorable ou non, est acheminée au demandeur au plus tôt à la fin février de l’année de référence.

Critères d’évaluation

• Qualité de la programmation (originalité, diversification de l’offre culturelle, programmation unique, qualité de vie visée, etc.);
• Clientèle (achalandage, envergure, stratégie de développement des publics, etc.);
• Retombées de l’événement (retombées sociales, économiques, médiatiques, accessibilité remarquable du projet, rayonnement du projet pour l’organisme, etc.);
• Capacité de prise en charge du demandeur (expertise du demandeur, faisabilité du projet, réalisme des prévisions budgétaires, etc.);
• Partenariats et collaborations (partenariats de qualité, mise en commun des ressources, etc.);
• Visibilité offerte;
• Logistique et sécurité prévue.

Procédure d’évaluation

• Réception et vérification de l’admissibilité de la demande (formulaire d’inscription préalable);
• Réception et analyse de la demande (formulaire détaillé);
• Décision définitive par le conseil municipal (par résolution) et attribution de la subvention.

Délai de réponse

Entre la date limite de dépôt de la demande et la décision prise par le conseil municipal, une période d’environ deux mois est requise pour le traitement global de la demande.

Attribution de l’aide financière

Une aide financière accordée doit faire l’objet d’une entente à signer, spécifiant les engagements de chacune des parties et conditionnellement à un plan de visibilité validé.

Mesures de contrôles

La Ville de Drummondville se réserve le droit de suspendre ou de redistribuer les paiements de l’aide financière d’un organisme qui cesse ses activités, qui est incapable de réaliser les activités prévues, qui apporte des changements importants à sa direction sans en prévenir la Ville de Drummondville ou qui présente une situation financière précaire.

Obligations du partenaire

• Réaliser les activités pour lesquelles il a obtenu de l’aide financière de la Ville de Drummondville;
• Respecter la visibilité entendue, selon le montant accordé;
• Aviser promptement le Service des loisirs et de la vie communautaire et lui faire approuver tout changement aux objectifs, à l’échéancier ou à tout autre aspect du projet pour lequel une aide financière a été accordée par la Ville de Drummondville;
• Aviser le service impliqué de l’incapacité, le cas échéant, à réaliser le projet ou les activités prévues pour lesquels une aide financière a été accordée par la Ville. Le partenaire pourrait alors être tenu, selon le cas, de rembourser en partie ou en totalité le montant accordé;
• Déposer un rapport d’activité auprès du Service des arts, de la culture et de la bibliothèque;
• Fournir les preuves justificatives du projet (factures);
• Faire une déclaration d’absence de conflit d’intérêts.

Formulaires

IMPORTANT : les formulaires à utiliser dans le cadre d’une demande d’aide aux festivals et aux événements doivent être téléchargés et enregistrés sur un ordinateur au préalable afin d’avoir accès à toutes leurs fonctionnalités. Ces formulaires peuvent être remplis sur ordinateur seulement après leur enregistrement. Ils doivent ensuite être obligatoirement envoyés par courriel à l’adresse suivante : [email protected].

Informations

Service des loisirs et de la vie communautaire
Division des événements
[email protected]