Préposé à la paie et secrétaire principal ou Préposée à la paie et secrétaire principale- Service des ressources humaines (2e concours)

Date d’expiration : 30 août 2018

Description du poste

Sous la responsabilité de l’agente en communications internes, la personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches liées à l’administration courante du Service des ressources humaines incluant le soutien de la technicienne à la paie ainsi que son remplacement lors d’absences.

PRINCIPALES FONCTIONS

Fonctions liées à la paie

• Assister la technicienne à la paie dans les diverses tâches nécessaires à la production de la paie, le tout en fonction des différentes conventions collectives et conditions de travail;
• Participer à la préparation et à la conciliation des rapports de remise des déductions à la source à être transmis aux gouvernements, aux syndicats, aux fonds de pension et tout autre organisme;
• Collaborer à l’émission des relevés d’emploi;
• Participer à la vérification et à la conciliation des comptes à recevoir, des banques d’heures, des cas de CNESST, des cas d’invalidité (assurance collective) et des balances avec le grand-livre;
• Au besoin, répondre aux appels provenant des employés et/ou des personnes externes, procéder aux recherches et fournir l’information demandée tout en respectant la confidentialité des documents;
• Assurer annuellement l’émission des relevés gouvernementaux et assurer la production de ses relevés amendés s’il y a lieu;
• Effectuer la compilation de diverses données, procéder sur demande à certains calculs et compléter divers rapports statistiques;
• Effectuer toute autre tâche en soutien à la technicienne à la paie et assurer son remplacement en cas de besoin.

Fonctions liées au secrétariat

• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes travaillant au service;
• Recevoir le courrier du service et en assurer la distribution;
• Assister le personnel du service dans les tâches administratives et l’élaboration et la mise à jour de divers tableaux, listes et rapports;
• Tenir à jour les agendas du personnel du service, rédiger et réviser divers documents;
• Créer et mettre à jour les dossiers papier et électroniques des employés;
• Traiter, compiler et assurer le suivi des demandes de formation;
• Maintenir l’inventaire de papeterie à jour, préparer les divers bons de commande et les factures et en assurer le suivi;
• Soutenir le personnel dans les processus de dotation, notamment en recevant les CV, en les acheminant au bon endroit, en informant les gens sur les processus de recrutement et en assurant le suivi des candidatures;
• Procéder au classement de documents papier et électroniques en fonction du système de classification de la Ville;
• Exécuter toute autre tâche connexe.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou l’équivalent;
• Détenir une (1) année d’expérience pertinente à la fonction;
• Posséder une excellente maîtrise du français écrit et oral;
• Maîtriser les applications de la suite Office;
• Faire preuve de disponibilité, de discrétion et d’une grande capacité d’adaptation;
• Manifester un intérêt marqué pour le travail d’équipe;
• Faire preuve d’une bonne méthodologie de travail, d’une excellente organisation et d’autonomie au travail.

• Français parlé : avancé
• Français écrit : avancé
• Anglais parlé : débutant
• Anglais écrit : débutant

Salaire et classification

Le salaire et les conditions sont fixés par la convention collective de travail des employés municipaux cols blancs de Drummondville (CSN) (échelle salariale débutant à 19,42 $/h – classe 400). L’entrée en poste est prévue dans les meilleurs délais.

Note : Conformément à l’article 15.02 de la convention collective, l’employeur se réserve le droit de tenir des tests théoriques et/ou pratiques.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de présentation, leur curriculum vitae et une copie de leur diplôme avant le 30 août 2018, 16 h 30, en mentionnant le titre du poste aux coordonnées suivantes :

Ville de Drummondville
Service des ressources humaines
425, rue des Forges, C.P. 398, Drummondville (Québec) J2B 6W3
Courriel : prepose@ville.drummondville.qc.ca

Nous souscrivons au principe d’équité en emploi et appliquons un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais seuls les dossiers complets seront analysés et nous ne pourrons communiquer qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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