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Demande d’aide à l’organisation d’activités populaires

Important

Toute demande d’aide à l’organisation d’activités populaires doit être autorisée par le conseil municipal. Afin que celle-ci soit considérée, le formulaire ci-dessous doit être envoyé 8 semaines avant la date de l’activité pour une analyse complète du dossier. Pour certaines activités, un délai plus long peut être exigé.

Normes et conditions

1.01 L’utilisateur ou le comité organisateur s’engage à prendre soin des lieux en bonne et due forme afin de maintenir l’ordre et le décorum durant le temps d’utilisation.

  • Il est interdit de couper des branches ou d’altérer les arbres de quelques manières que ce soit. Notamment, l’utilisateur ne peut installer sur ces arbres, des affiches de signalisation, des pancartes ou tout autre objet, et ce, à l’aide de clous ou de tout autre manière susceptible d’endommager les arbres;
  • L’utilisateur ne peut en aucun temps percer de trous d’ancrage ou pour toute autre fin dans le pavé imbriqué du site;
  • L’utilisateur ne peut déplacer aucun équipement municipal, tel que les balançoires, jeux ou bollards se trouvant sur le site utilisé. Seul le Service des travaux publics de la municipalité est autorisé à déplacer ces équipements ou à en autoriser le déplacement;
  • L’utilisateur doit installer un plancher pour tout bâtiment temporaire construit ou placé sur le site. Lorsque ce bâtiment est installé sur une partie gazonnée, un espace d’au moins deux pouces (2’’) doit être installé entre le sol et le plancher ; lequel doit être supporté par des blocs de soutien;
  • Lorsqu’un véhicule muni de pattes stabilisatrices est utilisé sur une surface de pavés imbriqués, l’utilisateur doit placer sous les pattes une pièce de bois dont la dimension est d’au moins quatre fois supérieures à celle de la patte stabilisatrice et d’une épaisseur d’au moins 19 mm (¾”);
  • Les dispositions prévues au premier alinéa s’appliquent également pour toute patte de soutien servant de base à une construction telle que scène, estrade ou autre;
    Sur les surfaces de pavés imbriqués, il est interdit de planter quoi que ce soit. De plus, la manipulation de tout objet sur le site doit être effectuée de manière à ne pas endommager les surfaces imbriquées;
  • Aux endroits gazonnés où une circulation dense de piétons est prévue, l’utilisateur doit installer des trottoirs de bois d’au moins 1,2 m (4”) afin de ne pas endommager lesdites surfaces gazonnées;
  • Les véhicules tout terrain utilisés sur le site doivent emprunter les sentiers gravelés ou pavés.

1.02 L’utilisateur ou le comité organisateur assume la responsabilité de tous dommages, dégradations ou abus commis par lui en ses participants aux équipements et aménagements consentis par la Ville.

Il est possible que le représentant de l’organisme, qui utilisera un lieu public, doive visiter les lieux concernés avant et après la tenue de ses activités en compagnie d’un représentant de la Ville. Les lieux peuvent alors être filmés ou photographiés de manière à en révéler l’état. Le lieu public utilisé doit être remis à la municipalité dans l’état où il était avant la tenue de l’activité populaire.

Tout dommage causé au site doit être réparé dans les dix (10) jours suivant la fin de l’activité populaire. Les travaux requis doivent être exécutés par un entrepreneur compétent et selon les règles de l’art.

1.03 L’utilisateur ou le comité organisateur s’engage à se conformer et à observer les règlements de l’autorité publique soit fédérale, provinciale ou municipale ainsi que les règlements et ordonnances de la Ville ayant rapport à l’activité populaire. (Ex. : boisson, animaux, bruit, etc.)

1.04 De plus, l’utilisateur ou le comité organisateur devra assumer la surveillance constante des lieux depuis l’arrivée des participants jusqu’au départ de ceux-ci.

1.05 L’utilisateur ou le comité organisateur s’engage à obtenir, à ses frais, les permis et licences requis par l’autorité publique. De plus, il s’engage à payer à qui de droit, toutes taxes ou cotisations imposées pour l’activité populaire.

Exemple
Lorsque l’organisme prévoit faire un feu de joie, il se doit de communiquer directement avec le Service de sécurité incendie, division prévention, lequel déterminera l’emplacement dudit feu de joie.
Préparation de l’emplacement
Avant la préparation du feu de joie, le gazon se trouvant à l’emplacement choisi doit être enlevé par plaque et entreposé à un endroit approprié.
Feu de joie
Le feu de joie doit être exécuté conformément aux articles 98 à 101 du règlement 2700 ;
Remise en état
Une fois le feu terminé, les braises ou les matières combustibles restantes doivent être éteintes et ramassées. Il est requis d’en disposer de façon sécuritaire. Le gazon, précédemment enlevé, doit être replacé et arrosé après avoir, au préalable, remanié la surface du sol arabe.

1.06 L’utilisateur ou le comité organisateur assume seul la responsabilité de toute réclamation de quelque nature que ce soit pour objets perdus, disparus ou volés, pour tous dommages ou accidents à la personne ou à la propriété ou provenir de toutes autres causes pendant la durée de la présente entente.

1.07 Pour toute la durée de l’activité populaire, l’utilisateur ou le comité organisateur doit souscrire une police d’assurance-responsabilité civile pour un montant minimal de deux millions de dollars (2 000 000 $). La Ville doit être ajoutée comme assurée additionnelle sur ladite police.

En cas de résiliation de ladite assurance ou d’un non-renouvellement par l’utilisateur ou le comité organisateur, ce dernier s’engage à aviser la Ville, par un avis écrit, dans les trente (30) jours précédents la résiliation ou le non-renouvellement.

1.08 L’utilisateur ou le comité organisateur doit démontrer qu’il a mis sur pied un comité de sécurité et de surveillance qui agira durant toute la tenue de l’activité populaire, et ce, à ses frais.

1.09 L’utilisateur ou le comité organisateur doit nettoyer le site et le remettre dans les mêmes conditions qu’il était avant l’activité populaire.

1.10 L’utilisateur ou le comité organisateur devra assumer seul les coûts de matériaux et d’animation qu’exige l’activité populaire.

1.11 L’utilisateur ou le comité organisateur doit fournir les papiers légaux (ex : lettres patentes et numéro d’entreprise).

1.12 L’utilisateur ou le comité organisateur doit s’assurer de bien remplir les demandes générales et les besoins de matériel car aucun ajustement ou changement ne pourra se faire deux semaines avant l’activité populaire.

1.13 Veuillez noter que le matériel prêté est sous la responsabilité de l’utilisateur ou l’organisateur. S’il y a perte, vol ou bris, le matériel sera facturé au comité organisateur ou à la personne responsable de l’activité populaire.

1.14 L’utilisateur ou le comité organisateur doit replacer le matériel livré par les travaux publics de la même façon à la fin de votre activité populaire (barrières de foules, poteaux, tables, chaises, etc.)

1.15 L’utilisateur ou le comité organisateur doit informer tous ces gens que les voitures sont interdites dans l’ensemble des parcs de la ville. Les véhicules peuvent s’approcher de l’endroit pour déposer le matériel en empruntant les sentiers s’il y a lieu et quitter immédiatement le parc par la suite. Aucun véhicule n’est autorisé à circuler sur les pelouses, pavé imbriqué, etc. Les organisateurs et bénévoles doivent se stationner dans les stationnements appropriés à proximité et à l’extérieur du parc.

Réglementation durant une activité populaire

Consultez la section Règlements municipaux du site Web pour obtenir de l’information sur un règlement (exemples : chiens, boisson, bruit, etc.) et ainsi vous assurer que vous êtes conformes pour la tenue de votre activité populaire.

Pour information

Service des loisirs
Téléphone : 819 478-6565
Courriel : loisirs@drummondville.ca

Formulaire de demande d’aide à l’organisation d’activités populaires

  • Les champs avec un astérisque sont des champs obligatoires à remplir.

  • 1. Description de l'activité populaire

  • 1.1 Information sur l'activité populaire

  • 1.2 Surveillance générale

  • Au besoin, vous pouvez vous procurer un plan aérien au Service des loisirs de la Ville de Drummondville.
  • 1.3 En cas de pluie ou de mauvais temps :

  • 1.4 Requérant

  • 1.5 Vente de boissons

  • Veuillez prendre note que s'il y a vente de boissons, un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec est obligatoire. Pour information : www.racj.gouv.qc.ca.
  • Dans le cas où l'activité populaire se déroule sur un site appartenant à la Ville de Drummondville, le formulaire doit être signé par la greffière de la Ville.
  • 1.6 Vente ou distribution de nourriture

  • Un permis du ministre de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ) est requis. Pour information : www.mapaq.gouv.qc.ca.
  • 1.7 Musique

  • Pour information : www.socan.ca.
  • 1.9 Autres documents importants à joindre

  • Pour toute la durée de l'activité populaire, l'utilisateur ou le comité organisateur doit souscrire une police d'assurance-responsabilité civile pour un montant minimal de deux millions de dollars ( 2 000 000 $). La Ville doit être ajoutée comme assurée additionnelle sur ladite police.
  • 2. Demande de sécurité incendie

    Si vous avez coché un ou plusieurs points énumérés ci-dessus, veuillez communiquer avec le Service de sécurité incendie et sécurité civile, Division prévention, au 819 477-8622, afin que vous puissiez être conseillé sur les mesures de sécurité à appliquer pour que votre activité populaire soit sécuritaire et remporte le succès escompté.
  • 3. Demande de matériel

    Prendre note que le matériel sera prêté selon les disponibilités. De plus, le matériel perdu sera facturé à l'organisme et acheté par la Ville de Drummondville.
  • 3.1 Signalisation

    Prendre note que le matériel perdu sera facturé à l'organisme et acheté par la Ville de Drummondville.
  • 3.2 Équipement

    Prendre note que le matériel perdu sera facturé à l'organisme et acheté par la Ville de Drummondville.
  • 3.3 Électricité et plomberie

    Prendre note que le matériel perdu sera facturé à l'organisme et acheté par la Ville de Drummondville.
  • 3.4 Divers

    Prendre note que le matériel perdu sera facturé à l'organisme et acheté par la Ville de Drummondville.
  • 4. Prévisions budgétaires de l'activité populaire

  • 4.1 Revenus (veuillez indiquer les montants en argent ($))

  • 4.2 Dépenses (veuillez indiquer les montants en argent ($))

  • 5. Section réservée aux institutions scolaires

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